Die Betriebskostenoptimierung der IT-Infrastruktur ist im Jahr 2025 zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor für Unternehmen geworden. Insbesondere KMUs (kleine und mittlere Unternehmen) mit begrenzten Budgets und digitale Geschäftsmodelle, die stark von ihrer IT-Landschaft abhängen, müssen ihre IT-Ausgaben im Griff haben, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Eine aktuelle Umfrage zeigt, dass für fast die Hälfte der mittelständischen Firmen die Kosten die größte Hürde bei Digitalisierungsprojekten darstellen (KMU-Digitalisierung: Kosten und Zeitmangel sind größte Hürden – Onlineportal von IT Management). Gleichzeitig steigen die Anforderungen an die IT durch Trends wie Cloud-Services, Big Data und KI rasant an – und damit auch die Ausgaben. Global sind die IT-Budgets auf dem Vormarsch: 2025 soll der weltweite IT-Spend auf rund 5,74 Billionen US-Dollar steigen (IT Cost Optimization Framework and Strategies | IBM). Ohne eine klare Strategie drohen Unternehmen in einer digitalen Welt abgehängt zu werden, weil ihre IT ineffizient und teuer ist.

In diesem Leitfaden zur Betriebskostenoptimierung IT-Infrastruktur erklären wir, welche Herausforderungen typisch sind und wo Kostenfallen lauern. Vor allem aber stellen wir Lösungsansätze und Strategien vor – von Cloud-Lösungen über Virtualisierung bis hin zu Automatisierung, Green IT und effektivem Lizenzmanagement. Anhand von Fallbeispielen zeigen wir die Potenziale auf und beleuchten auch die Konsequenzen, falls Unternehmen untätig bleiben. Ziel ist es, einen praxisnahen Leitfaden zu bieten, der professionell, aber verständlich erklärt, wie Sie 2025 die IT-Infrastruktur-Betriebskosten optimieren können.

Worauf der Fokus bei diesem Artikel liegt

Problemdarstellung: Herausforderungen und Kostenfallen in der IT-Infrastruktur

Viele Unternehmen kämpfen mit einer immer komplexer werdenden IT-Infrastruktur – und die Komplexität treibt die Kosten. Häufig gewachsene Strukturen führen zu IT-Silos, redundanten Systemen und ungenutzten Ressourcen. Ein klassisches Beispiel sind Server, die nur zu einem Bruchteil ausgelastet sind, aber rund um die Uhr Strom verbrauchen und betreut werden müssen. In Zeiten steigender Energiepreise und Klimabewusstsein fällt das besonders ins Gewicht: Rechenzentren benötigen enorme Strommengen – über 3% des gesamten Stromverbrauchs in Deutschland entfallen bereits auf Rechenzentren (Energieeffizienzgesetz soll Rechenzentren zu Einsparung anhalten | tagesschau.de). Ungenutzte Hardware und ineffiziente Kühlsysteme verwandeln einen Teil dieser Energie in reine Verschwendung.

Auch bei Software-Lizenzen lauern Kostenfallen. Analysen haben gezeigt, dass knapp die Hälfte aller installierten Softwareprodukte in Unternehmen von Mitarbeitenden gar nicht genutzt wird (Unternehmen verschwenden Milliarden für ungenutzte Software – silicon.de). Die Folge sind vergeudete Lizenzkosten: Eine Untersuchung von Nexthink ergab, dass ungenutzte Softwarelizenzen die untersuchten Unternehmen im Schnitt 45 Millionen US-Dollar pro Monat kosteten – hochgerechnet also über eine halbe Milliarde pro Jahr (Unternehmen verschwenden Milliarden für ungenutzte Software – silicon.de). Ähnlich alarmierend ist die Situation bei modernen Cloud- und SaaS-Abonnements: Laut einer Studie werden im Schnitt nur 47% der bezahlten SaaS-Lizenzen innerhalb von 90 Tagen tatsächlich genutzt (IT Cost Optimization Framework and Strategies | IBM). Das bedeutet, Unternehmen zahlen über die Hälfte ihrer Cloud-Software-Abos, ohne dafür einen Gegenwert zu erhalten – ein erhebliches Optimierungspotenzial.

Ein weiteres Problemfeld sind betriebene Altsysteme und Legacy-Infrastruktur. Ältere Server und Netzwerkkomponenten verursachen höhere Wartungsaufwände und sind anfälliger für Störungen. Gleichzeitig können zu lange Abschreibungszyklen dazu führen, dass man an ineffizienter Hardware festhält, obwohl modernere Lösungen mittelfristig kostengünstiger wären. Allerdings fehlt in KMUs oft die Zeit und Expertise, den Return on Investment neuer Lösungen gegenüber den laufenden Betriebskosten sauber abzuwägen. So entsteht ein Teufelskreis: Man bleibt beim Alten, um Investitionskosten zu sparen, zahlt aber auf Dauer drauf, weil der laufende Betrieb teuer ist.

Personalkosten und Fachkräftemangel spielen ebenfalls eine Rolle. Ohne Automatisierung verbringen IT-Teams viel Zeit auf manuelle Routinetätigkeiten (Updates, Überwachung, Backup), was teuer ist und Kapazitäten für wertschöpfende Aufgaben bindet. Gleichzeitig steigen mit neuen Technologien wie KI oder Edge Computing auch die Anforderungen an Know-how und Personal. Wer diese Trends verschläft, riskiert mittelfristig höhere Kosten: Zum einen, weil man ineffiziente Prozesse beibehält, zum anderen, weil neue Technologien wie Generative AI die IT-Ausgaben zusätzlich belasten können. Laut IBM wird der durchschnittliche Bedarf an Rechenleistung zwischen 2023 und 2025 um 89% steigen, wobei 70% der befragten Führungskräfte KI-Anwendungen als Haupttreiber dieses Anstiegs sehen (IT Cost Optimization Framework and Strategies | IBM). Diese Mehrbelastung kann Unternehmen ohne Gegenmaßnahmen finanziell unter Druck setzen.

Nicht zuletzt sorgt die Migration in die Cloud an sich für neue Herausforderungen. Zwar verspricht Cloud Computing Kostenvorteile, doch ohne Kontrolle drohen unkontrollierte Ausgaben und die eigentlich positive Betriebskostenoptimierung der IT-Infrastruktur wird zum Luftschloss. Viele Firmen erleben ein böses Erwachen in Form unerwartet hoher Cloud-Rechnungen, weil Dienste ungenutzt weiterlaufen oder Ressourcen überdimensioniert eingekauft wurden. Tatsächlich schätzen mehr als drei Viertel der Unternehmen, dass 21–50% ihrer Cloud-Kosten verschwendet werden – oft durch mangelndes Kostenmanagement und geringe Transparenz über die Cloud-Nutzung (IT Cost Optimization Framework and Strategies | IBM). Schatten-IT, also IT-Systeme, die ohne Wissen der IT-Abteilung genutzt werden, kann dieses Problem noch verstärken.

Die Betriebskostenoptimierung der IT-Infrastruktur ist also kein Selbstläufer – im Gegenteil: Unternehmen sehen sich mit vielfältigen Baustellen konfrontiert, von technischen über organisatorische bis zu vertraglichen. Im nächsten Schritt werfen wir einen Blick darauf, welche Strategien und Lösungen 2025 zur Verfügung stehen, um diese Herausforderungen zu meistern und die IT-Infrastruktur-Kosten nachhaltig zu optimieren.

Lösungsansätze und Strategien

Um die IT-Infrastruktur-Betriebskosten in den Griff zu bekommen, gibt es verschiedene Stellschrauben. Eine erfolgreiche Betriebskostenoptimierung der IT-Infrastruktur erfordert meist einen Mix aus Technologien und organisatorischen Maßnahmen. Im Folgenden beleuchten wir die wichtigsten Lösungsansätze und Strategien – von grundlegenden Entscheidungen wie Cloud vs. On-Premise über technische Optimierungen (Virtualisierung, Automatisierung) bis hin zu Green IT und einem straffen Lizenzmanagement. Wichtig ist, dass es keine Patentlösung für alle gibt: Jedes Unternehmen muss den passenden Ansatz für seine Ziele und Rahmenbedingungen finden. Oft hilft es, schrittweise vorzugehen und Quick Wins zu realisieren, während eine langfristige Optimierungsstrategie aufgebaut wird.

Cloud-Lösungen vs. On-Premise

Cloud oder eigene Server? Diese Frage steht meist am Anfang der Kostenoptimierung. Cloud-Computing-Anbieter versprechen eine hohe Kosteneffizienz durch bedarfsgerechte Abrechnung, während On-Premise-Infrastrukturen mehr Kontrolle bieten, aber hohe Fixkosten verursachen. Die richtige Balance zu finden, ist entscheidend für die Betriebskostenoptimierung der IT-Infrastruktur.

Vorteile von Cloud-Lösungen: Durch die Auslagerung von IT-Services in die Cloud können Unternehmen Investitionskosten (CapEx) in operative Kosten (OpEx) umwandeln. Anstatt teure Hardware anzuschaffen, mietet man Rechenleistung, Speicher oder Software nach Bedarf. Dies reduziert nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch Ausgaben für Betrieb und Wartung vor Ort. So kann zum Beispiel die Migration einer Anwendung aus dem eigenen Rechenzentrum in eine Hybrid-Cloud sowohl Kapital- als auch Betriebskosten senken (IT Cost Optimization Framework and Strategies | IBM). Ein weiterer Pluspunkt der Cloud ist die Skalierbarkeit: Bei Lastspitzen lassen sich Ressourcen kurzfristig hochfahren und danach wieder abbauen – man zahlt nur für die tatsächlich genutzte Leistung. Gerade digitale Geschäftsmodelle mit schwankender Nachfrage (etwa saisonale E-Commerce-Plattformen) profitieren von dieser Flexibilität. Zudem übernimmt der Cloud-Provider viele Aufgaben wie Updates, Backups oder Sicherheitsmaßnahmen, was intern Personalressourcen einspart.

Herausforderungen der Cloud: Die Kosteneinsparungen in der Cloud stellen sich jedoch nur ein, wenn das Kostenmanagement stimmt. Ohne laufende Optimierung können Cloud-Kosten aus dem Ruder laufen. Studien haben ergeben, dass bei unzureichendem Management bis zur Hälfte der Cloud-Ausgaben verschwendet werden (IT Cost Optimization Framework and Strategies | IBM) – etwa durch überdimensionierte Instanzen, vergessene virtuelle Maschinen oder doppelt genutzte Services. Daher sind FinOps-Praktiken (Financial Operations) wichtig: also Finanzen und IT eng verzahnen, um Ausgaben zu überwachen und zu optimieren. Tools der Cloud-Anbieter (wie Cost Explorer von AWS oder Azure Cost Management) helfen hierbei, ebenso wie Drittlösungen für Cloud Cost Optimization. Ein weiterer Aspekt ist die Abhängigkeit vom Anbieter (Lock-in) und die Datenhoheit, die je nach Branche oder Compliance-Vorgaben eine Rolle spielen können.

On-Premise bleibt relevant: Eigene Server und Rechenzentren werden auch 2025 nicht verschwunden sein. Für konstante Workloads mit berechenbarer Auslastung kann eine On-Premises-Infrastruktur über den Lebenszyklus hinweg günstiger sein – insbesondere wenn die Hardware voll ausgelastet wird und lange genutzt werden kann. Zudem behalten Unternehmen hier volle Kontrolle über Daten und Systeme, was in sensiblen Bereichen (z.B. Finanzwesen, Behörden) oder aus Compliance-Gründen notwendig sein kann. Allerdings sollten On-Prem-Landschaften modernisiert und konsolidiert sein, um effizient zu arbeiten. Ungenutzte Serverracks in einem eigenen Rechenzentrum verursachen Kosten, ohne Nutzen zu stiften. Daher gilt: Wer On-Premise betreibt, sollte konsequent auf Auslastung achten und regelmäßig überprüfen, welche Systeme wirklich benötigt werden.

Hybrid als Mittelweg: In der Praxis setzen viele Unternehmen auf hybride Modelle – eine Mischung aus Cloud-Services und lokalem Betrieb. Kritische Kernsysteme laufen vielleicht On-Premise, während weniger kritische oder variable Lasten in die Cloud ausgelagert werden. So lassen sich Kostenvorteile der Cloud nutzen, ohne ganz auf eigene Infrastruktur zu verzichten. Wichtig ist hier ein gutes Management der Schnittstellen und Datenflüsse, damit keine ineffizienten Parallelwelten entstehen. Mit einer klaren Cloud-Strategie und regelmäßigen Make-or-Buy-Analysen (lohnt sich für diesen Service die Cloud oder betreiben wir günstiger selbst?) kann eine Hybrid-IT-Umgebung sehr kosteneffizient sein.

Virtualisierung und Container-Technologien

Ein Kernbaustein der Betriebskostenoptimierung der IT-Infrastruktur ist die maximale Auslastung der vorhandenen Ressourcen. Genau hier setzen Virtualisierung und Container-Technologien an. Sie ermöglichen es, mehrere Anwendungen auf derselben Hardware auszuführen und so Hardwarekapazitäten besser auszuschöpfen.

Virtualisierung hat in den letzten Jahrzehnten die Rechenzentren revolutioniert. Anstatt dass ein physischer Server nur eine einzige Aufgabe übernimmt (und oft großteils untätig ist), können durch Virtualisierung mehrere virtuelle Maschinen (VMs) auf einem physischen Server betrieben werden. Diese Technologie hat die IT-Betriebsmodelle so verändert, dass heute selbst kleine Unternehmen einen VMware-Host oder Hyper-V-Server betreiben, auf dem diverse Serverdienste parallel laufen. IBM beschreibt, wie VMs es Unternehmen erlauben, zahlreiche Anwendungen auf einem einzigen physischen Server auszuführen (IT Cost Optimization Framework and Strategies | IBM) – was die Flexibilität steigert und Kosten spart. Durch Konsolidierung schrumpft die Anzahl an physischen Servern, was Platz, Strom und Kühlung einspart. Gleichzeitig lassen sich neue virtuelle Server in Minuten statt in Wochen bereitstellen, was die Administrationskosten senkt und die IT agiler macht. Wichtig ist jedoch, Wildwuchs zu vermeiden: Ohne Governance kann es zu VM-Sprawl kommen – einer unkontrollierten Vermehrung virtueller Maschinen, die wiederum Ressourcen verschwenden. Hier helfen klare Prozesse zum Anlegen und Stilllegen von VMs sowie zentralisierte Management-Tools, um den Überblick zu behalten.

Container wie Docker und Kubernetes gehen noch einen Schritt weiter. Sie virtualisieren nicht mehr die gesamte Maschine, sondern nur die Anwendungsschicht, was zu einer noch effizienteren Ressourcennutzung führt. Container sind leichtgewichtiger als VMs und können in hoher Dichte auf Servern betrieben werden. Für die Betriebskostenoptimierung bedeutet das: Mehr Anwendungen pro Server ohne Leistungsabfall, damit einhergehend erneut Einsparungen bei Hardware und Energie. Container ermöglichen es zudem, Anwendungen portabel zwischen Umgebungen zu verschieben – etwa von On-Premise in die Cloud oder vom Test- ins Produktionssystem – was Betriebskosten in Form von administrativem Aufwand reduziert. Ein populäres Szenario ist der Einsatz von Kubernetes zur automatischen Orchestrierung von Containern: Die Plattform stellt sicher, dass jederzeit die optimale Anzahl an Container-Instanzen läuft – bei Lastanstieg werden Container hinzugefügt (Scaling out), bei geringerer Auslastung wieder entfernt. Dadurch werden Ressourcen automatisch angepasst, was eine dynamische Kostenoptimierung ermöglicht.

Praktischer Nutzen: Virtualisierung und Container-Technologien tragen direkt zur Betriebskostenoptimierung IT-Infrastruktur bei. So können Unternehmen z.B. statt 10 physischen Servers nur noch 2 leistungsfähige Hosts betreiben, die alle Workloads virtualisiert tragen – eine enorme Ersparnis bei Anschaffung und laufenden Kosten. Ein reales Beispiel hierfür ist die asiatische DBS Bank: Durch Modernisierung ihrer Server mit hohen Kernzahlen und durchgehendem Virtualisierungseinsatz konnte die Bank die Anzahl benötigter physischer Server stark reduzieren. Der Platzbedarf im Rechenzentrum sank auf 25%, der Energieverbrauch halbierte sich und die Gesamtkosten konnten um 75% reduziert werden (Energieeffizienz im Rechenzentrum: So sparen Unternehmen und Cloud-Provider Strom und Kosten | heise). Möglich wurde dies durch einen Virtualisierungsgrad von 99% – statt 250 virtuellen Maschinen pro Server-Rack laufen nun 1.000 VM pro Rack, ohne Leistungsprobleme (Energieeffizienz im Rechenzentrum: So sparen Unternehmen und Cloud-Provider Strom und Kosten | heise). Dieses Beispiel zeigt das enorme Potenzial: Virtualisierung und Container machen aus einer traditionellen Infrastruktur eine hoch-effiziente, schlanke IT-Plattform.

Natürlich ist dafür eine Investition in Know-how und Management-Tools nötig. Lösungen wie VMware vCenter, Microsoft System Center oder Open-Source-Tools für Kubernetes sind essenziell, um virtuelle Umgebungen im Griff zu haben. Doch diese Ausgaben amortisieren sich schnell über die eingesparten Betriebskosten. Wichtig ist auch, die Lizenzkosten der Virtualisierungssoftware selbst im Blick zu halten und regelmäßig zu prüfen, ob die genutzten Editionen noch passen (z.B. Standard vs. Enterprise Editionen bei VMware), um nicht unnötig viel zu zahlen.

Automatisierung und KI-gestützte Optimierung

Innerhalb Betriebskostenoptimierung der IT-Infrastruktur ist auch die Automatisierung ist ein weiterer Schlüssel, um IT-Betriebskosten zu senken. Jede manuelle Tätigkeit im IT-Betrieb – sei es das Einspielen von Updates, das Überwachen von Systemen oder das Bereitstellen von Ressourcen – kostet Zeit und somit Geld. Durch clevere Automatisierung können Unternehmen ihre IT-Teams entlasten, Fehler reduzieren und gleichzeitig für einen effizienteren Ressourceneinsatz sorgen.

Ein einfaches Beispiel ist die Skriptsprache oder PowerShell-Scripts, mit denen Routineaufgaben wie Benutzeranlage oder Backup-Konfiguration automatisch erledigt werden. In größeren Umgebungen geht man einen Schritt weiter und setzt auf Infrastructure as Code (IaC): dabei wird Infrastruktur (Server, Netzwerke, Einstellungen) über Code definiert und kann per Knopfdruck konsistent ausgerollt werden. Tools wie Ansible, Terraform oder Puppet sind hier gängig. Dadurch verringern sich Administrationsaufwände drastisch, vor allem bei wiederkehrenden Tasks oder beim Aufbau identischer Test- und Entwicklungsumgebungen.

Noch spannender wird es mit KI-gestützter Optimierung im IT-Betrieb (Stichwort AIOps, AI for IT Operations). Hier kommen künstliche Intelligenz und Machine Learning zum Einsatz, um aus den Unmengen an Monitoring-Daten schlau zu werden. KI-Systeme können z.B. Anomalien im Ressourcenverbrauch frühzeitig erkennen und proaktiv Gegenmaßnahmen einleiten, bevor ein Ausfall oder Engpass entsteht. Sie können auch Prognosen treffen: Etwa vorhersagen, wann ein Server seine Kapazitätsgrenze erreicht oder eine Festplatte ausfallen könnte (Predictive Maintenance). So etwas ermöglicht es, proaktiv neue Ressourcen bereitzustellen oder Komponenten zu tauschen – und verhindert teure Ausfallzeiten oder Notfalleinsätze.

Ein greifbares Resultat von KI im Infrastruktur-Management liefert Google: Durch den Einsatz von Machine-Learning zur Optimierung der Kühlung in seinen Rechenzentren konnte Google den Energieverbrauch der Kühlsysteme um 40% reduzieren (AI Cuts Infrastructure Costs 74%: Guide). Das entspricht direkten Kosteneinsparungen, da Kühlung einen großen Teil der Betriebskosten von Rechenzentren ausmacht. Auch andere Unternehmen berichten von massiven Einsparungen durch KI: So soll ein Pharmaunternehmen mittels einer AI-Plattform die Infrastrukturkosten um 74% reduziert haben (AI Cuts Infrastructure Costs 74%: Guide). Zwar mag dies ein extremer Bestfall sein, doch selbst moderate KI-Einsätze können zweistellige prozentuale Einsparungen bewirken, indem z.B. automatisiertes Ressourcen-Scaling Überkapazitäten abbaut oder KI-gesteuerte Prozessautomatisierung den Bedarf an Support-Personal senkt.

Automatisierung greift aber auch auf einfacheren Ebenen: Auto-Scaling in der Cloud etwa fährt Serverinstanzen nachts automatisch herunter, um Kosten zu sparen, und startet sie morgens wieder. Job-Scheduler sorgen dafür, dass rechenintensive Batch-Prozesse auf günstige Zeitfenster (z.B. nachts oder wenn insgesamt wenig Last anliegt) verteilt werden. Und Chatbots oder Self-Service-Portale automatisieren den IT-Support für Mitarbeitende, was den Aufwand im Helpdesk reduziert.

Für Unternehmen, die Automatisierung und KI nutzen möchten, gilt: Klein anfangen, Erfolge messen und ausbauen. Schon die Automatisierung einzelner administrativer Abläufe kann spürbare Betriebskostensenkungen bringen. Wichtig ist, die Belegschaft mitzunehmen, Ängste vor „Jobverlust durch Automatisierung“ abzubauen und klar zu kommunizieren, dass es darum geht, lästige Routinearbeiten zu verringern, damit sich Mitarbeitende auf wertschöpfende Aufgaben fokussieren können. Zudem sollte man prüfen, welche Lösungen sich wirtschaftlich rechnen – nicht jede teure AIOps-Plattform passt zu einem KMU-Budget, hier kann man auch mit Open-Source-Tools oder Managed Services arbeiten.

Energieeffizienz und Green IT gehören zur Betriebskostenoptimierung der IT-Infrastruktur

Energie ist ein Posten, der in den letzten Jahren stark an Bedeutung gewonnen hat – aus Kostengründen ebenso wie aus Umweltbewusstsein. Green IT zielt darauf ab, den Energieverbrauch (und ökologischen Fußabdruck) der IT zu minimieren. Das Schöne daran: Maßnahmen für mehr Energieeffizienz zahlen sich doppelt aus – sie schonen die Umwelt und senken direkt die Betriebskosten der IT-Infrastruktur.

Ein großer Hebel ist die Hardware-Erneuerung unter Energieaspekten. Moderne Server, Storage-Systeme und Netzwerkgeräte sind oft erheblich effizienter als Vorgängermodelle. Sie liefern mehr Rechenleistung pro Watt Stromverbrauch. Durch eine Konsolidierung der Infrastruktur auf energieeffiziente Hochleistungsserver lässt sich daher massiv Strom sparen. Heutige Server-Generationen von führenden Herstellern bieten meist einen besseren Durchsatz pro Kilowattstunde und pro Rack-Fläche. In der Praxis bedeutet das: Mit weniger Geräten die gleiche (oder höhere) Leistung erbringen. Ein Austausch alter durch neue Server kann so Energiekosten, Wartungsaufwand, Lizenzkosten und Managementkosten reduzieren (Energieeffizienz im Rechenzentrum: So sparen Unternehmen und Cloud-Provider Strom und Kosten | heise). Gerade große Rechenzentren planen deshalb regelmäßige Tech-Refresh-Zyklen, wo alle paar Jahre die ältesten Maschinen gegen aktuelle, energieoptimierte Hardware getauscht werden. Die Einsparungen bei Strom- und Kühlkosten tragen oft einen guten Teil der Investition.

Optimierung der Auslastung ist ebenfalls zentral für Green IT. Ein Server, der nur zu 10% ausgelastet ist, verbraucht nahezu genauso viel Strom wie bei 50% Last – Ressourcenverschwendung pur. Deshalb sollte die Infrastruktur so gestaltet sein, dass möglichst hohe Auslastungsgrade erreicht werden (natürlich ohne die Leistungsfähigkeit zu beeinträchtigen). Hier kommen wieder Virtualisierung und Container ins Spiel: Sie erhöhen die Workload-Dichte pro physischem Gerät. Außerdem helfen Monitoring-Tools dabei, Stromfresser aufzudecken: z.B. zeigt Data Center Infrastructure Management (DCIM)-Software genau an, welche Server unterfordert sind, sodass man entscheiden kann, diese zusammenzulegen oder abzuschalten (Energieeffizienz im Rechenzentrum: So sparen Unternehmen und Cloud-Provider Strom und Kosten | heise).

Ein oft unterschätzter Faktor ist die Kühlung von IT-Systemen. Klimaanlagen und Lüfter verbrauchen viel Energie. Verbesserte Kühlkonzepte – von der einfachen Kalt-/Warmgangeinhausung im Serverraum bis hin zu Free Cooling (Nutzung von Außenluft) oder sogar Flüssigkühlung – können den Energiebedarf deutlich senken. So setzt beispielsweise Google KI ein, um die Kühlung dynamisch anzupassen, was wie erwähnt 40% der Kühlenergie einspart (AI Cuts Infrastructure Costs 74%: Guide). Viele Rechenzentren in Deutschland versuchen zudem, Abwärme zu nutzen, etwa um benachbarte Gebäude zu heizen, was die effektiv verschwendete Energie reduziert (solche Konzepte werden auch politisch gefördert, man denke an das 2023 verabschiedete Energieeffizienzgesetz für Rechenzentren). Für KMUs, die kein eigenes großes Datacenter betreiben, heißt Green IT vor allem: Strom sparen, wo es geht. Energiesparmodi von Geräten sollten aktiviert werden (z.B. Monitore, PCs), unnötige Geräte ausschalten (kein Server sollte 24/7 laufen, wenn er nur tagsüber gebraucht wird) (Betriebskosten IT-Infrastruktur senken: 5 Effizienz Tipps), und eventuell Lasten zeitlich verschieben, um Peak-Leistungsaufnahme zu glätten.

Auch Cloud-Services können in puncto Green IT vorteilhaft sein. Große Cloud-Provider betreiben extrem effiziente Rechenzentren mit hervorragenden PUE-Werten (Power Usage Effectiveness) und verwenden oft erneuerbare Energien. Wenn ein KMU seine Workloads in ein solches Hyperscaler-Rechenzentrum auslagert, profitiert es indirekt von dieser Effizienz. Eine Studie des IaaS-Providers NovoServe zeigt z.B., dass durch den Einsatz neuer energieeffizienter Server der Energiebedarf um 20–30% gesenkt werden kann – und das Unternehmen erreicht mit grünem Strom sogar Klimaneutralität im Betrieb (Energieeffizienz im Rechenzentrum: So sparen Unternehmen und Cloud-Provider Strom und Kosten | heise). Die geringeren Bereitstellungs- und Betriebskosten schlagen sich dort konkret in 4–6% höherer Gewinnmarge nieder (Energieeffizienz im Rechenzentrum: So sparen Unternehmen und Cloud-Provider Strom und Kosten | heise). Das veranschaulicht: Nachhaltigkeit und Kostenoptimierung gehen Hand in Hand.

Zusammengefasst sollten Unternehmen alle Möglichkeiten nutzen, um ihre IT-Infrastruktur energieeffizient zu gestalten: von Hardware, Auslastung und Kühlung bis zur Wahl des Rechenzentrumsstandorts (Strompreise variieren regional) und ggf. der Nutzung von Cloud-Alternativen. Viele dieser Maßnahmen zur Betriebskostenoptimierung der IT-Infrastruktur erfordern anfangs Planung und Investition, zahlen sich jedoch in Form deutlich niedrigerer Betriebskosten schnell aus – und verbessern nebenbei die CO2-Bilanz des Unternehmens.

Lizenz- und Vertragsmanagement – das Potenzial der Betriebskostenoptimierung der IT-Infrastruktur?

Last but not least: Die Optimierung von Softwarelizenzen und IT-Verträgen ist ein Bereich, der oft vernachlässigt wird, aber enorme Sparpotenziale birgt. Im Zuge der Betriebskostenoptimierung der IT-Infrastruktur sollte man regelmäßig fragen: Für welche Software und Services zahlen wir, und nutzen wir sie auch optimal?

Wie bereits in der Problemdarstellung erwähnt, liegt hier einiges im Argen – viele Unternehmen verschenken regelrecht Geld durch ungenutzte oder überdimensionierte Lizenzen. Um dem entgegenzuwirken, empfiehlt sich ein systematisches Software Asset Management (SAM). Das bedeutet: Alle Software-Assets (inklusive Cloud-Abos) werden inventarisiert, Nutzungsdaten werden erhoben und mit den Lizenzkosten abgeglichen. Ein solches Audit bringt meist schnell Kandidaten ans Licht, bei denen Optimierung möglich ist. Beispielsweise fand eine Studie heraus, dass im Durchschnitt nur 47% der bezahlten SaaS-Lizenzen aktiv verwendet werden (IT Cost Optimization Framework and Strategies | IBM). Die Konsequenz daraus wäre, die Anzahl der Lizenzen bei der nächsten Verlängerung zu reduzieren oder ungenutzte Abos ganz zu kündigen. Ähnlich verhält es sich mit On-Premise-Software: Vielleicht sind noch alte Adobe- oder AutoCAD-Lizenzen im Umlauf, die niemand mehr nutzt, oder man hat teure Enterprise-Editionen im Einsatz, wo die Standard-Edition genügen würde.

Vertragsmanagement bedeutet auch, Wartungsverträge und Support-Verträge auf den Prüfstand zu stellen. Lohnt sich der teure 24/7-Premiumsupport für eine Software, die kaum kritisch ist? Kann man Wartungsverträge für Alt-Systeme kündigen, wenn diese bald außer Betrieb gehen? Bei Cloud-Anbietern sollte man regelmäßig die Tarifmodelle überprüfen: Oft gibt es Preissenkungen oder neue Instanz-Typen, auf die man wechseln kann. Manchmal lassen sich durch Reservierungen (Reserved Instances) oder langfristige Commitments Rabatte erzielen – das ist abzuwägen, denn es bindet einen zwar, senkt aber die Kosten signifikant.

Eine effektive Strategie ist das Rightsizing von Verträgen: Man vergleicht die gebuchten Kapazitäten mit der tatsächlichen Nutzung. Dies gilt für Softwarelizenzen, Cloud-Ressourcen, aber auch für Telekommunikationsverträge, Internet-Bandbreite oder Wartungs-SLAs. Alles, was nicht voll genutzt wird, bietet Ansatzpunkte zur Reduktion. Ein Beispiel: Ein Unternehmen hatte für seine Videokonferenz-Lösung 100 Nutzerlizenzen im Vertrag, faktisch nutzten aber nie mehr als 60 Mitarbeiter diese Software gleichzeitig – hier konnten 40 Lizenzen eingespart werden, was direkt zu Kostensenkung führte.

Wichtig beim Lizenz- und Vertragsmanagement ist jedoch ein durchdachtes Vorgehen. Experten warnen davor, einfach blind Lizenzen abzuschalten oder Verträge zu kündigen, ohne die Konsequenzen zu kennen. „Willkürliches oder rigoroses Abschalten von Lizenzen kann mittelfristig zu höheren Kosten führen,“ warnt etwa Yassine Zaied von Nexthink (Unternehmen verschwenden Milliarden für ungenutzte Software – silicon.de). Nur mit voller Transparenz darüber, wer was nutzt und was wirklich benötigt wird, lassen sich nachhaltige Einsparungen erzielen. Daher sollte zuerst Datenanalyse stehen: Welche Software wird wie intensiv genutzt? Gibt es Überschneidungen (mehrere Tools erfüllen denselben Zweck)? Wo gibt es ungenutzte Ressourcen? Auf Basis dieser Daten kann man dann informierte Entscheidungen treffen – zum Beispiel bestimmte Tools konsolidieren (statt drei Collaboration-Tools nur noch eines verwenden) oder Verhandlungen mit Anbietern führen, um Volumenrabatte oder flexiblere Modelle zu erhalten.

Viele Unternehmen holen sich für diese Aufgaben spezialisierte Tools oder Partner ins Boot. SAM-Tools können automatisiert Nutzungsdaten sammeln und Auswertungen liefern. Ein gut organisiertes Vertragsmanagement-System erinnert an Kündigungsfristen, sodass man nicht in automatische Verlängerungen läuft, und ermöglicht einen Vergleich von Angeboten. Außerdem behalten Unternehmen so den Überblick über Lizenzmetriken (gerade bei Oracle, Microsoft & Co. kann falsches Lizenzieren sonst leicht zu teuren Compliance-Nachzahlungen führen).

Kurzum: Lizenz- und Vertragsmanagement ist ein essenzieller Bestandteil der Betriebskostenoptimierung der IT-Infrastruktur. Hier geht es weniger um Technik, sondern um Prozesse und Controlling. Die Einsparpotenziale – oftmals im zweistelligen Prozentbereich des Software-Budgets – rechtfertigen den Aufwand allemal. Und die so freigewordenen Mittel können Unternehmen wieder in Innovation investieren.

Tipp: Etablieren Sie einen regelmäßigen „Lizenz-TÜV“ – zum Beispiel jährlich. Überprüfen Sie alle wichtigen Verträge und Lizenzen im Hinblick auf Auslastung, Bedarf und Alternativen. So bleiben Ihre IT-Betriebskosten schlank und es gibt keine bösen Überraschungen.

Interne Unterstützung: Die Umsetzung all dieser Strategien – Cloud-Migrationen, Virtualisierung, Automatisierung, Green IT, Vertragsoptimierung – kann für ein kleines oder mittelständisches IT-Team eine enorme Aufgabe sein. Hier kann externe Hilfe sinnvoll sein. Ein externer Partner wie wir von Digital Advisor können Unternehmen dabei unterstützen, eine maßgeschneiderte Strategie zur Betriebskostenoptimierung der IT-Infrastruktur zu entwickeln und umzusetzen. Von der Analyse der Ist-Situation über die Identifikation der größten Potenziale bis hin zur Umsetzung konkreter Maßnahmen steht ein erfahrener Berater zur Seite, der Best Practices kennt und Stolperfallen vermeidet. So stellen Sie sicher, dass Ihre Kostenoptimierung sowohl kurz- als auch langfristig greift.

Fallbeispiele & vertiefende Insights

Theorie ist gut – doch wie sieht Betriebskostenoptimierung der IT-Infrastruktur in der Praxis aus? In diesem Abschnitt betrachten wir einige Fallbeispiele und Insights, die verdeutlichen, welche Erfolge möglich sind, aber auch was man daraus lernen kann.

Fallbeispiel 1: Infrastrukturmodernisierung bei einer Bank – Die bereits erwähnte DBS Bank aus Asien ist ein eindrucksvolles Beispiel dafür, was durch Hardware-Erneuerung und Virtualisierung erreicht werden kann. Durch den Wechsel auf moderne Serverprozessoren mit hoher Kernanzahl (AMD EPYC) und konsequente Virtualisierung ihrer Umgebungen erzielte die Bank drastische Ergebnisse: 75% weniger Gesamtkosten, 50% weniger Energieverbrauch, bei gleichzeitig vierfacher VM-Dichte pro Rack (Energieeffizienz im Rechenzentrum: So sparen Unternehmen und Cloud-Provider Strom und Kosten | heise). Der Schlüssel zum Erfolg lag hier in einem ganzheitlichen Ansatz: Man betrachtete nicht nur den Stromverbrauch, sondern auch Platzbedarf, Kühlung, Lizenzkosten pro Host und den Administrationsaufwand. Alles sank signifikant, weil nun viel weniger physische Geräte betrieben werden müssen. Dieses Beispiel zeigt: Mit neuesten Technologien und hohem Virtualisierungsgrad können auch bestehende Rechenzentren radikal effizienter werden. Natürlich war hierfür eine Investition nötig (in neue Hardware und Migrationsprojekte), doch die TCO-Rechnung (Total Cost of Ownership) über wenige Jahre war klar positiv für die Bank.
Fallbeispiel 2: Cloud-Migration in einem mittelständischen Unternehmen – Ein deutsches Fertigungsunternehmen mit 150 Mitarbeitern stand vor der Wahl, sein veraltetes Inhouse-Rechenzentrum zu erneuern oder in die Cloud zu gehen. Nach gründlicher Analyse entschied man sich für eine Cloud-Lösung: ERP- und E-Mail-Server wurden in Microsoft Azure migriert, während kleinere Dateien in Microsoft 365 bzw. OneDrive landeten. Die Erwartungen: weniger Administrationsaufwand und bessere Skalierbarkeit. Tatsächlich konnte das Unternehmen seine monatlichen IT-Betriebskosten um ca. 30% senken, weil Hardware-Leasing und Wartungsverträge wegfielen. Zudem reduzierte sich der Administrationsaufwand für die interne IT um geschätzte 20 Stunden pro Monat (Patchen der Server, Sicherungen etc. erledigt nun der Cloud-Provider). Interessant war jedoch die Lernkurve: In den ersten Monaten stellten sich unerwartet höhere Cloud-Rechnungen ein. Die Analyse zeigte, dass Entwicklungsmaschinen nachts weiterliefen und Backups doppelt gespeichert wurden. Durch Feintuning und Einführung von Cloud Cost Management (inkl. automatischem Herunterfahren nicht benötigter VMs über Nacht) bekam man die Kosten schließlich in den Griff – ein klassisches Beispiel dafür, dass Cloud-Einsparungen aktive Steuerung erfordern. Das Unternehmen zog dennoch ein positives Fazit: Durch die Cloud-Migration gewann man an Flexibilität und konnte frei gewordene Kapazitäten im Team für Digitalisierungsprojekte (etwa eine neue MES-Software in der Produktion) einsetzen. Die Betriebskostenoptimierung IT-Infrastruktur war hier Teil eines größeren digitalen Transformationsschritts.
Fallbeispiel 3: Automatisierung und KI im Datacenter – Ein internationales E-Commerce-Unternehmen betreibt ein eigenes kleines Rechenzentrum für seine Shop-Plattform. Durch schnelles Wachstum stiegen die Anforderungen an die Infrastruktur und damit die Kosten. Das Unternehmen entschied sich, in ein AIOps-System zu investieren, das die Überwachung und Optimierung des Rechenzentrums automatisiert. Die KI-basierte Lösung analysiert kontinuierlich tausende Metriken (CPU, RAM, Netz, Temperatur etc.). Binnen weniger Monate identifizierte das System mehrere Optimierungen: Einige Datenbankserver waren konstant niedrig ausgelastet – deren Workloads wurden konsolidiert und drei physische Server außer Betrieb genommen, was 15% Strom- und Kühlkosten sparte. Außerdem schlug die KI vor, die Lüftersteuerung der Server zu optimieren, was zu etwas höheren Betriebstemperaturen aber innerhalb der sicheren Spezifikation führte – dieser Trade-off brachte nochmal ein paar Prozent Energieeinsparung. Insgesamt konnte das Unternehmen so jährlich rund 50.000 Euro an Betriebskosten sparen, primär durch Stromersparnis und geringeren Hardware-Verschleiß, bei einmaligen Investitionskosten von ~20.000 Euro für das AIOps-Projekt. Dieses Beispiel zeigt, dass Automatisierung nicht nur Arbeitszeit spart, sondern auch technische Optimierungen aufdeckt, die manuell kaum zu finden gewesen wären.

Diese Fallbeispiele machen deutlich: Die Potenziale sind in verschiedensten Bereichen realisierbar – egal ob durch neue Technologien, klügere Nutzung vorhandener Ressourcen oder einfach besseres Management. Wichtig ist, die passenden Hebel für das eigene Geschäftsmodell zu identifizieren. Nicht jede Maßnahme passt für jedes Unternehmen: Eine Bank kann mit Infrastruktur-Overhaul punkten, während ein kleines Startup möglicherweise mehr von Cloud-Diensten profitiert. Entscheidend ist auch die Kontinuität: Betriebskostenoptimierung der IT-Infrastruktur ist kein einmaliges Projekt, sondern ein laufender Prozess. Das bestätigt eine Untersuchung von Gartner, nach der es nur 11% der Organisationen gelingt, erzielte Kosteneinsparungen über drei Jahre in Folge aufrechtzuerhalten (IT Cost Optimization Framework and Strategies | IBM). Viele Firmen sparen einmalig, vernachlässigen dann aber die stetige Nachjustierung und verlieren die Effekte wieder. Daher sollte nach jeder erfolgreich umgesetzten Maßnahme die nächste Optimierungsidee angegangen werden – sei es noch so eine kleine Verbesserung. Über die Jahre summieren sich diese Schritte zu einer deutlich effizienteren IT.

Konsequenzen bei Untätigkeit

Was passiert, wenn man nichts tut und für die Betriebskostenoptimierung der IT-Infrastruktur keiner verantwortlich ist? Wenn die IT-Betriebskosten einfach weiterlaufen wie bisher, ohne Optimierungsmaßnahmen? Die Konsequenzen bei Untätigkeit können für Unternehmen schmerzhaft sein:

1. Wettbewerbsnachteile und verpasste Chancen: In Märkten, die immer digitaler werden, haben die effizientesten Spieler einen Vorteil. Wenn Konkurrent A durch Cloud und Automatisierung seine Kosten um 30% senkt, kann er entweder günstiger anbieten oder mehr Budget in Innovation und Marketing stecken als Konkurrent B, der weiterhin hohe IT-Ausgaben hat. Unternehmen, die ihre IT-Infrastruktur-Kosten nicht optimieren, fehlt womöglich das Geld, um in neue Projekte zu investieren – sei es die Entwicklung neuer digitaler Services oder die Verbesserung der Kundenerfahrung. Hohe laufende Kosten wirken wie ein Ballast, der Innovation bremst. Im schlimmsten Fall verliert man Marktanteile an agilere, effizientere Wettbewerber.

2. Steigende Kostenbelastung: IT-Kosten verschwinden nicht von selbst – im Gegenteil neigen sie dazu, jährlich zu steigen, wenn man sie nicht aktiv managt. Wartungsverträge haben Preisgleitklauseln, Software-Lizenzen werden teurer, und ineffiziente Systeme benötigen immer mehr Flickwerk. Ohne Betriebskostenoptimierung der IT-Infrastruktur droht eine schleichende Erosion der Gewinnmarge. Die IT verschlingt Jahr für Jahr mehr vom Budget, was an anderen Stellen fehlt (z.B. Personalentwicklung, Vertrieb). Gerade in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit und knapper Kassen kann dies gefährlich werden. Man stelle sich vor, man hätte 2020/21 mitten in der Corona-Krise unnötig hohe IT-Kosten gehabt – das hätte die Krisenresilienz erheblich geschwächt.

3. Überlastete IT-Abteilungen & Frust: Bleibt alles beim Alten, werden auch die internen IT-Teams weiterhin mit Brandlöschen und Routineaufgaben ausgelastet sein. Hochqualifizierte Mitarbeitende verbringen ihre Zeit mit dem Tauschen defekter Festplatten oder dem Herumjonglieren von Backuptapes, statt an strategischen Verbesserungen zu arbeiten. Das führt zu Frustration und erhöhtem Fachkräftemangel, weil sich Talente lieber Arbeitgeber suchen, die moderne Technologien einsetzen. Im Unternehmen selbst stauen sich womöglich die Wünsche der Fachbereiche (neue Features, bessere Systeme), doch die IT kann sie mangels Ressourcen nicht erfüllen – ein Innovationsstau entsteht.

4. Sicherheitsrisiken und Folgekosten: Ein oft übersehener Aspekt: Veraltete, ineffiziente IT ist häufig auch unsicherer. Systeme, die nicht regelmäßig aktualisiert werden (weil man „nichts ändern“ will), sind ein gefundenes Fressen für Cyberkriminelle. Ebenso führt die Wildwuchs-IT, in der man keine Transparenz hat, zu Schatten-IT und Lücken in der Sicherheitsarchitektur. Das Risiko von Security Incidents oder Datenschutzverletzungen steigt. Und hier drohen im Ernstfall extreme Kosten: Laut dem IBM Cost of a Data Breach Report 2024 liegt der durchschnittliche finanzielle Schaden einer Datenpanne bei 4,88 Mio. USD – 10% mehr als im Vorjahr (2025 Predictions for Cyber Security Breaches). Abgesehen von diesem statistischen Durchschnitt können einzelne Vorfälle durch Produktionsausfälle, Reputationsverlust und mögliche Strafzahlungen im Rahmen der DSGVO existenzbedrohend werden. Wer nicht in eine robuste, moderne IT-Infrastruktur investiert, riskiert also an anderer Front sehr hohe Kosten.

5. Reputations- und Complianceprobleme: Regulatorische Anforderungen nehmen zu – von Datenschutz über Nachhaltigkeit bis IT-Compliance. Unternehmen, die ihre IT auf dem neuesten Stand halten, können diese Anforderungen besser erfüllen. Tut man nichts, läuft man Gefahr, z.B. Nachhaltigkeitsauflagen (Stichwort Energieaudit für Rechenzentren) oder Branchenvorschriften zu verpassen. Das kann ebenfalls finanzielle Konsequenzen haben (Strafen, Auflagen, Imageverlust). Mehr und mehr Kunden und Partner achten zudem auf Nachhaltigkeit in der Lieferkette. Wer hier nachweislich auf Green IT setzt, hat einen PR-Vorteil; wer untätig bleibt, fällt negativ auf.

Zusammengefasst: Untätigkeit ist keine Option. Die IT-Welt 2025 ist dynamisch – wer sich nicht proaktiv um die Betriebskostenoptimierung der IT-Infrastruktur kümmert, dessen Kosten werden faktisch immer höher und dessen Flexibilität immer geringer. Die Risiken reichen von schleichender Wettbewerbsunfähigkeit bis hin zu akuten Krisen durch Sicherheitsvorfälle. Deshalb lohnt es sich, frühzeitig gegenzusteuern. Selbst wenn man heute (vermeintlich) noch keine akuten Kostenschmerzen hat, kann morgen ein externer Schock kommen – sei es eine Rezession, eine Energiepreisexplosion oder ein Cyberangriff – der die Verletzlichkeit aufgeblähter Kostenstrukturen gnadenlos offenlegt.

Call-to-Action: Jetzt aktiv werden

Die gute Nachricht ist: Sie müssen diese Herausforderung nicht allein bewältigen. Betriebskostenoptimierung der IT-Infrastruktur ist zwar ein umfassendes Thema, doch mit dem richtigen Partner an Ihrer Seite lassen sich erstaunliche Erfolge erzielen. Als erfahrener Digitalisierungsexperte unterstützt Digital Advisor Unternehmen dabei, individuelle Lösungen zur Kostensenkung in der IT zu finden – ohne Abstriche bei Qualität und Sicherheit.

Möchten auch Sie Ihre IT-Infrastruktur-Kosten dauerhaft reduzieren und Ihr Unternehmen zukunftssicher aufstellen? Dann zögern Sie nicht: Kontaktieren Sie uns jetzt, um in einem unverbindlichen Gespräch Ihre Situation zu besprechen. Gemeinsam erarbeiten wir einen Maßnahmenplan, der genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Ob schnelle Quick Wins oder langfristige Transformation – wir begleiten Sie auf dem Weg zu einer effizienteren IT.

👉 Jetzt Beratung anfragen und Sparpotenziale heben: digitaladvisor.de/kontakt

Machen Sie 2025 zum Jahr der Kostenoptimierung und legen Sie den Grundstein für nachhaltigen geschäftlichen Erfolg durch eine schlanke, leistungsfähige IT-Infrastruktur. Wir, und unsere Partner von der MainCloud-Solution, net.DE AG und der Elio GmbH, freuen uns darauf, Sie dabei zu unterstützen!